Prawie wszystkie firmy korzystają z różnorodnych aplikacji internetowych, które pozwalają na efektywniejszą pracę personelu i optymalizację kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Już teraz poznaj zalety aplikacji webowych i sprawdź, jakie procesy możesz udoskonalić dzięki ich wykorzystaniu.
1. Komunikacja
Aplikacje internetowe tworzone z myślą o usprawnieniu komunikacji mogą być skierowane zarówno do personelu, jak i do klientów. W zależności od typu działalności, którą prowadzisz, rozwiązania te mogą służyć swobodnej wymianie informacji wewnątrz firmy poprzez umożliwienie wysyłania sobie wiadomości czy też udostępniania plików.
Ważną funkcjonalnością tego rodzaju aplikacji internetowych jest możliwość integracji skrzynki mailowej. Dzięki temu Twoi pracownicy nie będą musieli kontrolować kilku kanałów komunikacji, bo wszystkie wiadomości pojawią się w aplikacji. Jest to istotne, ponieważ kilka niepołączonych ze sobą kanałów komunikacji może powodować trudności w sprawnej obsłudze klienta.
Źródło: Raport Komunikacja sklepów internetowych 2020
Zgodnie z raportem dotyczącym komunikacji sklepów internetowych z klientami, Ci drudzy cenią przede wszystkim szybką odpowiedź na zadane pytania oraz sprawne rozwiązanie problemów. Stosując aplikacje internetowe typu CRM, zyskujesz nie tylko dostęp do istotnych danych na temat zamówień klientów i ich statusu, ale także wgląd w historię komunikacji z klientem, co znacznie podnosi efektywność i jakość obsługi.
2. Zarządzanie projektami
„Narzędzia do zarządzania poszczególnymi etapami procesu dbają o ustawienie ich w odpowiednich sekwencjach, automatycznie rozdzielając poszczególne zadania, wysyłając przypomnienia czy też automatycznie ostrzegając przed problemami, które pojawiają się na horyzoncie. Dzięki nim procesy mogą przebiegać bez większych przestojów”.
Źródło: Raport interaktywnie.com, Software House. Jak i w czym mogą pomóc firmom? 2021
Aplikacje webowe umożliwiają przydzielanie zadań, monitorowanie czasu pracy oraz faktycznych postępów w poszczególnych realizacjach. Dzięki opcji zmiany statusów projektów, osoby odpowiedzialne za ich nadzorowanie mogą szybko sprawdzać, zatwierdzać gotowe zadania i przydzielać zespołom następne działania.
Podczas tworzenia aplikacji należy wziąć pod uwagę doświadczenia wszystkich użytkowników (od kadry zarządzającej do szeregowych pracowników). Dobrą organizację pracy zapewnia lista zadań (najlepiej sprawdzają się takie, w których jest możliwość nadania priorytetu konkretnym pozycjom). Przydatną funkcjonalnością są przypomnienia dotyczące deadline’ów, konieczności wystawienia dokumentów lub stworzenia raportów. Tego typu powiadomienia redukują prawdopodobieństwo opóźnień i przestojów w pracy.
3. Księgowanie oraz monitorowanie finansów
Według raportu z 2022 r. księgowość jest najczęściej cyfryzowanym obszarem w Polskich przedsiębiorstwach.
Źródło: Raport Inwestycje w technologie w dobie pandemii 2022
Sama cyfryzacja zapewnia szybki dostęp do potrzebnych dokumentów i zapewnia im bezpieczeństwo np. poprzez tworzenie kopii zapasowych. Jeszcze korzystniejsze są jednak aplikacje internetowe pozwalające na automatyzację procesów związanych z wystawianiem faktur, dokumentów finansowych czy tworzeniem zestawień.
Dzięki wdrożeniu tego typu aplikacji webowych uwolnisz pracowników od znacznej części monotonnych zadań. Rozwiązania te zintegrowane z innymi systemami wykorzystywanymi w Twojej organizacji mogą automatycznie wystawiać dokumenty na podstawie zebranych danych. Minimalizuje to ryzyko błędu podczas przenoszenia informacji pomiędzy programami. Dodatkowo zyskasz też skuteczny monitoring wydatków i kosztów utrzymania firmy.
4. Zarządzanie stanami magazynowymi
Kolejną funkcją biznesową aplikacji internetowej może być bieżące monitorowanie stanu magazynów oraz zarządzenie nim. Brak lub niedostateczna ilość materiałów, lub produktów może w dużym stopniu zaburzyć ciągłość produkcji czy sprzedaży, a to z kolei może negatywnie wpłynąć na doświadczenia Twoich klientów (wyobraź sobie sytuację, w której klient zamawia niedostępny produkt przez niezaktualizowane informacje dotyczące zapasów).
W przypadku aplikacji służących do zarządzania magazynem otrzymujesz nie tylko aktualne informacje na temat dostępności poszczególnych pozycji, ale możesz także skorzystać z opcji automatycznego składania zamówień i uzupełniania zapasów w momencie, gdy na magazynie pozostała już tylko minimalna ilość danego produktu.
5. Prowadzenie dokumentacji
„Niektóre przedsiębiorstwa np. te zajmujące się organizacją szkoleń lub eventów, wystawiają bardzo dużo dokumentów, certyfikatów czy potwierdzeń. Odpowiednia aplikacja internetowa może niemal całkowicie zautomatyzować ten proces. Dzięki temu pracę, za którą do tej pory były odpowiedzialne 3-4 osoby, może skutecznie wykonać dedykowana aplikacja na podstawie wprowadzonych wcześniej danych”.
Jakub Cichocki, dyrektor zarządzający, Software House Cogitech
Istnieją branże, w których tworzenie obszernej dokumentacji jest codziennością. Niestety jest to zadanie wymagające wielkiej dokładności. Wystawianie dużej ilości dokumentów jest obarczone dużym ryzykiem popełnienia błędu, a co najważniejsze jest też żmudne i zajmuje czas, który Twój personel mógłby poświęcić na ważniejsze działania.
Postaw na aplikację internetową, która odciąży Twoich pracowników przy wystawianiu i wysyłaniu plików do odpowiednich działów czy klientów. Zyskasz terminowość i poprawność danych, a osoby zatrudnione w Twojej firmie będą miały więcej czasu na ważne zadania.
Aplikacje webowe mają różnorodne zastosowania, jednak łączy je jedno – są krokiem naprzód w kwestii rozwoju każdego przedsiębiorstwa. Wykorzystaj ich potencjał.